1、發(fā)文字號(hào)中的年份,是用六角括號(hào)括起。這在標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704—2012)中有明確的:“(發(fā)文字號(hào))編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置,居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注;年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角括號(hào)‘〔〕’括入”。
2、年份要用全稱，不應(yīng)簡(jiǎn)化，如“87”、“93” 等均屬標(biāo)識(shí)不正確。年份應(yīng)用六角括號(hào)“〔 〕”括起。注意六角括號(hào)不是數(shù)學(xué)公式的中括號(hào)，因?yàn)楫?dāng)引用公文時(shí)，標(biāo)題后面的發(fā)文字號(hào)要用圓括號(hào)“( )”括起，如果年份用中括號(hào)括起，就違反了低級(jí)符號(hào)中不得包含高級(jí)符號(hào)的原則。因此稱之為“六角括號(hào)”是基于與數(shù)學(xué)的中括號(hào)相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號(hào)括起，今后也要按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定使用六角括號(hào)。
3、序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個(gè)部門(mén)主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號(hào)。有的機(jī)關(guān)按主辦部門(mén)或按文件內(nèi)容劃分編序號(hào)，是一種較繁瑣的辦法。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定序號(hào)不編虛位，不加“第” (有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實(shí)用，盡量減少公文的字?jǐn)?shù)。
4、發(fā)文字號(hào)的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，規(guī)定在發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與紅色反線之間的距離是3行位置，發(fā)文字號(hào)應(yīng)標(biāo)在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實(shí)際掌握只要不貼紅色反線即可)。發(fā)文字號(hào)應(yīng)居中。
擴(kuò)展資料
按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）和《黨政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》（以下簡(jiǎn)稱《格式國(guó)標(biāo)》）的規(guī)定，結(jié)合辦文實(shí)際，應(yīng)該正確規(guī)范地使用發(fā)文字號(hào)。
一、發(fā)文字號(hào)的作用與構(gòu)成
（一）發(fā)文字號(hào)及其作用
發(fā)文字號(hào)是發(fā)出文件的代號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)單位對(duì)其所制發(fā)的公文依次編排的順序號(hào)碼。一件公文只有一個(gè)發(fā)文字號(hào)，其作用在于為檢索和引用公文提供專指性較強(qiáng)的代號(hào)，為管理和統(tǒng)計(jì)公文提供依據(jù)。
（二）發(fā)文字號(hào)的構(gòu)成
《條例》規(guī)定：公文的發(fā)文字號(hào)“由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成�！�
1.發(fā)文機(jī)關(guān)單位代字（以下簡(jiǎn)稱發(fā)文機(jī)關(guān)代字）
這是發(fā)文字號(hào)的組成要素，指機(jī)關(guān)、單位全稱的簡(jiǎn)縮語(yǔ)，但決不是機(jī)關(guān)單位的簡(jiǎn)稱。
機(jī)關(guān)代字一般由三個(gè)層次組成。第一個(gè)層次是地域代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第三個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)職能代字。如四川省發(fā)展和改革委員會(huì)文件的機(jī)關(guān)代字有“川發(fā)改投資”“川發(fā)改高技”“川發(fā)改經(jīng)貿(mào)”“川發(fā)改價(jià)格”“川發(fā)改政策”等。有的也可以只要兩個(gè)層次，不要地域代字或者職能代字。四川省教育廳文件的機(jī)關(guān)代字則是“川教”“ 川教函”“ 川教廳辦”“ 川教廳辦函”等。
發(fā)文機(jī)關(guān)代字應(yīng)能代表發(fā)文機(jī)關(guān)單位的特征，如中共中央的代字為“中”，國(guó)務(wù)院的代字為“國(guó)”，中共四川省委的代字為“川委”，四川省人民政府的代字為“川府”。
機(jī)關(guān)代字文字要簡(jiǎn)潔，一般在兩、三個(gè)字以內(nèi)，但也不能因過(guò)于簡(jiǎn)單而與其它單位代字混同。專指性要強(qiáng)，在一個(gè)市、縣范圍內(nèi)不能有重復(fù)的機(jī)關(guān)代字，例如“×文”指當(dāng)?shù)匚幕�，�?dāng)?shù)匚幕^就不能用“×文”而要用“×文館”以示區(qū)別了。而黨組文件一般要標(biāo)明“×黨組”，因?yàn)橛谩啊咙h”“×組”指代都不夠明確。機(jī)關(guān)代字后一般都可不加“發(fā)”或“字”，因其無(wú)實(shí)在意義，不用反顯得簡(jiǎn)明。不能將機(jī)關(guān)代字分列在年份兩邊，如“川發(fā)改高技〔2012〕28號(hào)”不能寫(xiě)為“川發(fā)改〔2012〕高技28號(hào)”。若將文件、函件版頭分開(kāi)的，則將函件（包括函及處理一般事務(wù)的通知、批復(fù)等）單獨(dú)編發(fā)文字號(hào)，如“川府辦函〔2012〕16號(hào)”。讀懂機(jī)關(guān)代字很重要，知道了文件的主辦部門(mén)，可以比較準(zhǔn)確地對(duì)文件進(jìn)行分辦、查詢和保存歸檔。
2. 年份
用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)全稱，寫(xiě)為“2018”之類。年份置于六角括號(hào)〔 〕中，不能再標(biāo)示為方括號(hào)[ ]和圓括號(hào)（ ）。年份位于機(jī)關(guān)代字與序號(hào)之間。
3. 發(fā)文順序號(hào)（序號(hào)）
這是一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)單位一年內(nèi)制發(fā)文件的統(tǒng)一流水號(hào)。每年從1號(hào)開(kāi)始，按先后順序編到當(dāng)年最后一份文件為止。按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》（以下簡(jiǎn)稱《格式國(guó)標(biāo)》）規(guī)定，序號(hào)不編虛位，不用“0”占空位，（即1不編為01），序號(hào)前也不寫(xiě)“第”，以顯簡(jiǎn)明。
機(jī)關(guān)單位的發(fā)文序號(hào)，可分為兩種類型。一是多數(shù)機(jī)關(guān)、單位為便于公文登記、管理、統(tǒng)計(jì)、檢索和查找，統(tǒng)一編序號(hào)，即大流水號(hào)。（這類機(jī)關(guān)單位文件就沒(méi)有職能代字。）二是有的機(jī)關(guān)、單位因其職能、業(yè)務(wù)部門(mén)多、發(fā)文多，也采用了分類流水號(hào)即小流水號(hào)的編排法，分職能或者部門(mén)編發(fā)文序號(hào)。這類機(jī)關(guān)單位文件就有職能代字。如四川省財(cái)政廳的發(fā)文序號(hào)就分為按“川財(cái)預(yù)”“ 川財(cái)農(nóng)”“ 川財(cái)稅”“ 川財(cái)教”“ 川財(cái)建” 等等各自編號(hào)。但多使用大流水編號(hào)，以利于發(fā)文的管理和數(shù)量的控制。
二、發(fā)文字號(hào)要盡可能規(guī)范簡(jiǎn)明穩(wěn)定
發(fā)文字號(hào)要規(guī)范簡(jiǎn)明。規(guī)范是指三要素齊全，排序正確。簡(jiǎn)明要求減少?zèng)]有實(shí)在內(nèi)容的空信息，例如下列發(fā)文字號(hào)：
×人培發(fā)〔2018〕第005號(hào)
×人培〔2018〕5號(hào)
×人培字〔2018〕第05號(hào)
三種標(biāo)示方法意思完全一樣，其中“發(fā)”“字”“第”“00”“0”要和不要均同義，顯然第二種標(biāo)志方式最簡(jiǎn)明。又如份數(shù)序號(hào)（份號(hào)），標(biāo)示為“000013”與“013”意思完全一樣，當(dāng)然以后者標(biāo)志方式更為簡(jiǎn)明為好。
上世紀(jì)后期我提出強(qiáng)化公文實(shí)信息減少杜絕公文空信息的觀點(diǎn)后，中辦、國(guó)辦、省委辦、省政府辦有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和同志表示贊成我的公文信息經(jīng)濟(jì)觀。但考慮用“中”“國(guó)”單音節(jié)詞語(yǔ)作發(fā)文字號(hào)似有不足，因此沿用“中發(fā)”“國(guó)發(fā)”作發(fā)文字號(hào)。而四川省委、省政府兩辦為區(qū)分上下行文，把上行文發(fā)文字號(hào)規(guī)定為“川委”“川府”，下行文則用“川委發(fā)”“川府發(fā)”。這種區(qū)分也未嘗不可，但“發(fā)”更多的指“發(fā)出”而非“下發(fā)”之意，即發(fā)文都可用。因此，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)可用上行文、下行文的不同代字，但領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和一般機(jī)關(guān)單位也可不必區(qū)別上下行文代字而使用統(tǒng)一代字。
發(fā)文字號(hào)要相對(duì)穩(wěn)定，確定了的機(jī)關(guān)代字就長(zhǎng)期連續(xù)使用，不輕易變更。
三、聯(lián)合行文的發(fā)文字號(hào)
《條例》規(guī)定，“聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。”有的專家學(xué)者說(shuō)聯(lián)合行文使用牽頭機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，這是不確切的。因?yàn)橛械臓款^機(jī)構(gòu)是主辦機(jī)關(guān)，而有的牽頭機(jī)關(guān)不是主辦機(jī)關(guān)。例如《四川省依法治省領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室中共四川省委宣傳部四川省教育廳四川省司法廳關(guān)于公布2017年四川省依法治校示范學(xué)校認(rèn)定結(jié)果的通知》中，牽頭機(jī)關(guān)是“四川省依法治省領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室”，而主辦機(jī)關(guān)是“四川省教育廳”，因此使用了主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)“川教函〔2017〕835號(hào)”。
按照慣例，聯(lián)合行文辦文過(guò)程中形成的全宗檔案材料應(yīng)保存在主辦機(jī)關(guān)，其他聯(lián)署機(jī)關(guān)只保存該文的正本文件。若要保存辦文過(guò)程中形成的全宗檔案材料，則只保存復(fù)制件。
四、發(fā)文字號(hào)的排列位置
不同類型的行文，發(fā)文字號(hào)的位置是不同的。
按照《格式國(guó)標(biāo)》的規(guī)定，平行文、下行文發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置居中排一行。上行文發(fā)文字號(hào)居左空1字，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。函件式公文的發(fā)文字號(hào)位于上端紅色雙線（武文線）下，與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7／8（約1行），與版心右邊緣空1字距頂格標(biāo)識(shí)。
發(fā)文字號(hào)均用3號(hào)仿宋體字。
參考資料來(lái)源：百度百科：發(fā)文字號(hào)
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